AFIXAÇÃO PÚBLICA DE DOCUMENTOS - É obrigação da empresa realizar a fixação de documentos e avisos, de interesse tanto dos empregados quanto da fiscalização do Ministério do Trabalho e da Previdência Social.

A empresa está obrigada a exibir, qualquer documento que comprove o perfeito cumprimento das normas de proteção ao trabalho, quando solicitado pelo Ministério do Trabalho ou Previdência Social.

A afixação pública de documentos deverá ser realizada em local visível e de livre acesso, tanto para fiscalização, quanto para o conhecimento dos empregados. Normalmente tal local é próximo ao cartão ponto ou entrada de pessoal da empresa.

DOCUMENTOS OBRIGADOS À FIXAÇÃO

Quadro de Horário de Trabalho

O quadro de horário, é um documento obrigatório, o qual deve conter os seguintes dados:

Nome do empregado;

Função;

CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

Horários de entrada, intervalo e saída;

Descanso semanal.

Caso o horário dos empregados de uma mesma seção sejam diferentes, cabe à empresa discriminá-los no referido quadro de horários.

Quando a empresa possui cartão ponto e no cabeçalho do mesmo consta a jornada de trabalho do empregado não está obrigada a  fixação do quadro de horário de trabalho.

Modelo Quadro Horário de Trabalho

Dispensa do Quadro de Horários

Conforme dispõe o § 2º do art. 74 da CLT estão obrigados a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, os estabelecimentos com mais de 10 (dez) trabalhadores, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.

A Portaria MTE 1.510/2009, alterada pela Portaria MTE 2.686/2011, estabelece que o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da CLT.

A empresa que adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário de trabalho, com a hora de entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou de alimentação, fica dispensada do uso do quadro de horário.

Se o trabalho do empregado for realizado integralmente fora do estabelecimento da empresa, o horário dos empregados constará, explicitamente, de ficha ou papeleta que ficará em seu poder.

Empresas Optantes pelo Simples Nacional

As microempresas e as empresas de pequeno porte também são dispensadas da afixação de Quadro de Trabalho em suas dependências, conforme artigo 51 da Lei Complementar 123/2006.

Para maiores esclarecimentos acesse o tópico Cartão Ponto e Quadro de Horário de Trabalho.

GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

Outro documento habitual obrigado à fixação é a cópia da Guia da Previdência Social (GPS), devendo permanecer em edital no mês correspondente ao pagamento (competência do mês anterior), devendo ser substituída em cada mês subsequente, conforme modelo abaixo:

QUADRO DE TRABALHO DE MENORES

 

Quando houver trabalhador menor na empresa, deverá ser realizada a fixação em edital dos artigos 402 a 441 da CLT.

 

CONVENÇÕES E ACORDOS COLETIVOS DE TRABALHO

 

Quando ocorrer Convenções e Acordos Coletivos de Trabalho, deverá ser realizada a fixação das cópias autenticadas das Convenções e Acordos Coletivos de Trabalho pelos sindicatos representativos, pelos empregados representantes do sindicato na empresa ou pela própria empresa.

 

FÉRIAS COLETIVAS

 

Na hipótese da empresa realizar as férias coletivas, deverá ser fixado o aviso de férias coletivas, com antecedência mínima de 15 dias antes do início, informando o início e término das férias bem como as áreas envolvidas.

 

Veja o modelo de comunicação no tópico Férias Coletivas.

 

ESCALA DE REVEZAMENTO

 

Quando houver na empresa a escala de revezamento, o seu quadro deverá ser fixado em edital.

 

Para maiores detalhes (inclusive exemplo), acesse o tópico Escala de Revezamento.

   

CIPA - SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO

 

Caberá ao setor de Segurança da empresa, concomitantemente com o apoio da CIPA, se houver, a fixação de várias informações que diz respeito a prevenção e manutenção da saúde e segurança do trabalho, as quais podemos destacar:

Proibido fumar;

Cuidados no manuseio de materiais ou substâncias perigosas e/ou em movimentação;

Carga máxima permitida nos equipamentos de transporte;

Obrigatoriedade do uso de Equipamento de Proteção Individual (EPI);

Riscos nas partes de instalações elétricas sob tensão;

Acesso exclusivo a trabalhadores da área e/ou acompanhado destes;

Avisos obrigatórios como medidas de segurança durante as obras em construção ou manutenção;

nos elevadores, guindastes e transportadores industriais e nas máquinas transportadoras deve ser colocado aviso com indicação da carga máxima e da proibição do transporte de pessoas;

Indicação de atividades de riscos de asfixia, explosão, intoxicação e doenças do trabalho;

Indicar os acessos e circulação de veículos e outros equipamentos de transporte utilizados para o trabalho;

Locais destinados a extintores;

Mapas de riscos nas respectivas áreas de acordo com o levantamento feito pela CIPA ou Setor de Segurança;

Outros comunicados que identifique e previna riscos à segurança dos trabalhadores.

Para maiores detalhes acesso o tópico CIPA - Atribuições.

 

FISCALIZAÇÃO

 

Os fiscais INSS e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a referida fiscalização, na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do Trabalho.

 

A fiscalização não é pré-comunicada e o fiscal poderá, a qualquer momento, se dirigir à empresa para verificação de pontos que facultativamente achar necessário e/ou, quando da ocorrência de denúncia, das situações irregulares apontadas na denúncia.

 

Os agentes da inspeção utilizam-se de formulário próprio denominado "Notificação para Apresentação de Documentos", para identificar os documentos necessários à realização da inspeção. Por meio desse documento, a empresa é notificada para que apresente os documentos indicados, no dia e hora ali estabelecidos.

 

Portanto, os agentes da fiscalização do trabalho poderão, a seu critério, conceder prazo não inferior a 2 nem superior a 8 dias para apresentação de documentos.

 

Nota: Não terá concessão de prazo para apresentação os documentos relativamente aos livros ou fichas de registro de empregados, posto que, sendo tal documento essencial à proteção do trabalhador, deverá permanecer no local de trabalho, à disposição da fiscalização, não sendo possível a centralização, caso a empresa possua mais de um estabelecimento.

 

Base legal: art. 74, 67, 139, 182, 197, 386, 614 e 626 da CLT;

Lei 101.101/2000;

Portaria MTE 41/2007;

Portaria MTE 3.214/78 e os citados no texto.