Reduzir o tempo e os recursos consumidos pela rotina administrativa. Esse foi o resultado obtido pela gigante de eletrodomésticos Whirlpool com a adoção de ferramentas do Google nas operações da companhia em todo o mundo.
A escolha pela plataforma Google For Work pela dona das marcas Brastemp, Consul e KitchenAid vem elevando a produtividade dos funcionários, afirma a diretora de tecnologia da informação da Whirlpool Latin America, Renata Marques.
Segundo ela, a plataforma desenvolvida pelo Google para empresas reúne aplicativos de edição simultânea e compartilhamento de documentos por mais de um usuário, armazenamento em nuvem e realização de conferências on-line.
“A implementação dessas novas ferramentas e aplicativos tem ajudado muito no ganho de produtividade. A criação e desenvolvimento de uma cultura de colaboração também é estimulada, porque esses recursos trazem muita mobilidade para a rotina de trabalho”, citou a executiva.
Um levantamento feito pela Whirlpool mostrou que para 80% dos funcionários da companhia no País, o uso dos aplicativos simplificou a rotina, tornou os sistemas já utilizados mais eficientes e melhorou a produtividade.
Despesas
Renata destacou que as mudanças também têm reduzido as despesas da companhia com viagens para reuniões de gestores e treinamento de funcionários. “Como temos muitos projetos realizados em escala global, a possibilidade de fazer uma reunião por hangout (ferramenta do Google para conferências on-line) reduz muito o tempo gasto com deslocamento e as despesas com hospedagem”, lembra ela. A executiva cita um projeto que envolve 180 funcionários da companhia em países da América Latina como uma das iniciativas beneficiadas com o novo modelo de gestão.
Sem um programa formal de home office, a diretora da empresa disse que alguns executivos têm mais flexibilidade e com as ferramentas on-line podem ter o trabalho fora do escritório facilitado.
A companhia também está investindo na realização de versões piloto para o treinamento dos trabalhadores da rede de assistência técnica, detalhou Renata.
Com sede nos Estados Unidos, a Whirlpool tem unidades instaladas em São Paulo, Rio Claro (SP), Joinville (SC) e Manaus (AM). “Ainda não temos um número específico sobre a economia de recursos gerada com essas mudanças no modelo de gestão na rotina de trabalho, mas a diferença é nítida”, disse. Ela explica que antes a realização de um treinamento envolvia disponibilidade de orçamento, despesas de viagem e tempo para realização das atividades. Para alinhar todas essas variáveis, o planejamento levava meses. Com o treinamento virtual, a disponibilidade de agenda é um dos poucos fatores considerados.
Gestão de pessoas
A rotina no departamento de recursos humanos da companhia também passou por mudanças com as novas ferramentas. Segundo Renata, a equipe de tecnologia da informação, chefiada por ela, realizou dinâmicas com os gestores e funcionários do departamento para mapear os processos e identificar como a plataforma do Google poderia facilitar o trabalho diário.
“Avaliamos o que as ferramentas podiam oferecer e como isso otimizaria o trabalho para poupar o tempo das pessoas envolvidas. Em duas horas de dinâmica, mapeamos 160 processos feitos de forma convencional pelo departamento de recursos humanos e que poderiam ser feitos on-line”, lembra a executiva.
Como exemplo, ela citou o processo de admissão de trainees na Whirlpool, antes feito em muitas etapas distintas. O responsável pela admissão enviava um e-mail para os gestores com um formulário a ser respondido. Esse documento era preenchido e enviado novamente para a área de recursos humanos. Para a etapa seguinte, um profissional que não integrava o quadro da companhia, apenas para realizar os cadastros de trainees a partir do formulário e todos os dados eram armazenados em um computador. “Agora o formulário é preenchido on-line, sem o vai e vem de mensagens e com a segurança de que os dados ficam em uma nuvem de documentos segura”, disse.
Segurança
Na avaliação de Renata Marques, ainda existe um paradigma relacionado à migração de dados para a nuvem. Muitos funcionários pensam que as informações ficam mais vulneráveis a vazamentos quando são armazenadas on-line.
“A segurança de dados é muito importante para nós, mas confiamos muito na infraestrutura oferecida pela empresa que hospeda nossas informações. E avaliando os custos que envolvem segurança digital, o Google está muito mais preparado e tem mais recursos para prover uma estrutura de criptografia e embaralhamento de dados centenas de vezes melhor que uma empresa como a nossa pode ter.”
A executiva lembrou que a saída de e-mails do domínio da Whirlpool pode ser rastreada e que a companhia trabalha na conscientização dos funcionários sobre segurança digital.
Fonte: Diário do Comércio, Indústria e Serviços, por Jéssica Kruckenfellner, 30.03.2015
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