Produtividade é um dos predicados mais valorizados no mundo corporativo. Qual profissional não é cobrado de seu chefe para produzir o máximo possível?
No RH não é diferente. Todos os colaboradores e gestores de Recursos Humanos desejam ser mais produtivos e apresentar os melhores resultados para a empresa.
Com isso em vista, o blog da Convenia decidiu compartilhar cinco dicas valiosas sobre como maximizar sua produtividade no RH:
1. Evitar distrações
O primeiro passo para produzir mais é se livrar das coisas que puxam seu desempenho para baixo.
Vivemos em uma era de distrações. Redes sociais, smartphones, e-mail e outros aparatos tecnológicos são ladrões de tempo que atormentam a performance do profissional do século XXI. Assim, você deve começar sua jornada em busca da máxima produtividade no RH reduzindo (não necessariamente eliminando) o tempo gasto com aparelhos eletrônicos e outros recursos semelhantes.
Uma das melhores formas de eliminar um hábito negativo é deliberadamente dificultar seu próprio acesso ao objeto que está comprometendo a rotina. Portanto, se você está usando redes sociais de maneira excessiva durante o trabalho, um bom começo seria desinstalar aplicativos referentes a ela do seu celular.
Outra dica interessante é estabelecer um único período do dia para ler e responder e-mails (das 9:00 às 9:30, pro exemplo) – a não ser, claro, que haja alguma exceção muito importante. Ao limitar a uma janela específica o tempo que você pode gastar com essas “distrações”, você dá menos espaço para que elas o importunem.
2. Diferenciar “urgente” de “importante”
Tendemos a confundir urgência com importância.
Para deixar bem claro o que é um e o que é outro, leve em conta as seguintes definições: urgente é uma tarefa que deve ser realizada rápido; importante é uma tarefa que vai gerar resultados significativos para a empresa, seja em curto, médio ou longo prazo.
É claro que uma atividade pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Mas isso não é uma condição obrigatória, pois estamos falando de eixos diferentes.
Stephen Covey, um bem-sucedido consultor de empresa americano e autor do best seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, concebeu uma matriz que ilustra a ideia do urgente e do importante:
Será que você não está se desdobrando para executar atividades urgentes e não importantes (as quais poderiam ser delegadas para outra pessoa), em vez de planejar as atividades não urgentes e importantes?
Será que na sua rotina de trabalho não existem algumas tarefas não urgentes e não importantes que você poderia postergar, ou nem fazer?
Refletir sobre esses pontos é um passo fundamental para se tornar mais produtivo no RH.
3. Não cair no mito da multitarefa
Na esteira do excesso de ruído, de informações, de opções, de produtos e de obrigações da atualidade, parece que as pessoas se obrigam a fazer cada vez mais coisas ao mesmo tempo. O grande porém é que nosso cérebro não sabe lidar com mais de uma tarefa ao mesmo tempo.
Quando estamos “fazendo duas coisas ao mesmo tempo” o que acontece, na verdade, é que nosso cérebro fica trocando o foco de atenção de forma frenética de uma atividade a outra. Esse fenômeno dissipa nossa limitada força de vontade diária e, claro, compromete a produtividade.
Estudos já comprovam que uma interrupção faz com que o profissional demore até 15 minutos para retomar concentração total na tarefa que estava inicialmente realizando. Imagine quantos minutos podem ser desperdiçados com quatro interrupções por dia. Chega a uma hora perdida!
Quantas vezes você já parou de preencher aquela planilha ou de ler aquele relatório para checar um e-mail que havia acabado de chegar em sua caixa de entrada? Ou para ver uma notificação nova em alguma rede social?
Então, não se engane: a melhor maneira de ser produtivo é focando em uma só atividade por vez.
4. Fazer as atividades pequenas (e importantes) primeiro
Essa aqui desafia o senso comum. Muitos gurus da produtividade diriam para você começar o dia removendo primeiro as “pedras grandes” do caminho, pois de manhã teríamos mais energia e disposição para lidar com atividades difíceis.
Entretanto, fazer o mais fácil primeiro é mais eficiente. Pelo menos é o que descobriram algumas pesquisas recentes sobre produtividade: o professor BJ Fogg, da Universidade de Stanford, averiguou que quando finalizamos tarefas fáceis, temos quase a mesma sensação de realização do que quando finalizamos as tarefas difíceis – com a diferença de que nestas temos chances maiores de errar.
É como se a realização de várias tarefas em sequência, mesmo que rápidas e triviais, nos proporcionasse motivação e confiança para “chegarmos com tudo” nas tarefas difíceis posteriormente. Ou seja, nós construímos momentum focando no mais fácil primeiro.
Outra pesquisa, dessa vez conduzida em Harvard pelos cientistas Teresa Amabile e Steven J. Kramer, evidenciou a gigantesca influência que pequenas vitórias causam em nossas vidas.
5. Usar um software para gerenciar as atividades burocráticas de RH
A área de Recursos Humanos é coberta de atribuições burocráticas de Departamento Pessoal: controle de férias de colaboradores, gestão de benefícios corporativos, montagem de folha de pagamento, admissão e desligamento de colaboradores, dentre outras.
As tarefas descritas acima chegam a ocupar 80% do tempo dos profissionais de RH no mês. Ou seja, é muito tempo gasto em atividades operacionais e pouco espaço para lidar com o RH estratégico — gestão de pessoas, treinamentos, recrutamento e seleção e plano de carreira.
O RH estratégico é o mais importante, afinal é ele que mais gera resultados financeiros à empresa. Portanto, o tempo que você economiza na parte operacional é tempo ganho para se dedicar à parte estratégica de Recursos Humanos.
E como economizar tempo? Adotando uma ferramenta de gestão e controle de Departamento Pessoal.
Com um software, além de aliviar tempo da rotina dos profissionais de RH, a empresa aumenta a proteção aos dados de colaboradores e reduz a possibilidade de erros manuais em cálculos (normalmente realizados em planilhas de Excel). Esse tipo de vantagem normalmente não é óbvia nos departamentos de Recursos Humanos porque é uma área que não está acostumada a ser abastecida com ferramentas digitais e softwares de gestão. Felizmente, é uma realidade que pode ser mudada em prol da produtividade.
Fonte: Convenia Blog, por Luca Venturini, 24.05.2016
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